(extraído do livro SPED NO ESCRITÓRIO CONTÁBIL do professor Antonio Sérgio de Oliveira no site www.portaldosped.com.br ).
- DICA 1 – DEFINIR EQUIPE RESPONSÁVEL
A primeira providencia a ser adotada no escritório é organizar uma equipe para tratar do assunto “Projeto SPED”, e conscientizar-se de que o tema realmente deve ser encarado como um projeto, ou seja, deverá contar com reuniões periódicas em datas pré estabelecidas, deverá ter um plano de ação com as tarefas a serem cumpridas e suas respectivas datas de conclusão. Esta equipe deverá possuir integrantes de todos os departamentos do escritório.
- DICA 2 – CONHECER A LEGISLAÇÃO
Após a criação da equipe SPED citada na dica 1, o próximo passo é buscar o conhecimento profundo das diversas legislações que tratam do SPED. Esta etapa é crucial para uma correta avaliação das necessidades e providências que serão adotadas pela equipe.
Esta tarefa cumpre inicialmente aos departamentos Fiscal e Contábil que depois deverá dividir com a equipe o conhecimento adquirido. Este conhecimento deverá ser buscado de todas as formas possíveis tais como treinamentos, livros, CD, DVD, seminários, fóruns, consultorias, palestras, etc.
- DICA 3 – LEVANTAMENTO DOS CLIENTES ATINGIDOS (A CURTO E MÉDIO PRAZO)
Constituída a equipe, conhecida e discutida a legislação, o passo seguinte é identificar os clientes atingidos a curto e médio prazo. A idéia aqui é elaborar uma relação individualizada especificando a situação de cada um dos clientes neste novo cenário, os pontos críticos a serem atacados.
- DICA 4 – AVALIAÇÃO DOS SISTEMAS DO ESCRITÓRIO E DOS CLIENTES
De posse da relação de clientes atingidos, identificadas quais as informações cada um deles deverá enviar ao fisco e os pontos críticos identificados a equipe SPED agora começa a fazer uma avaliação dos sistemas existentes no escritório e no cliente e a interligação entre eles.
No SPED Fiscal podemos perceber que um dos pontos principais do programa é o controle item a item dos produtos que entram e saem da empresa, obrigando assim o empresário a controlar adequadamente a movimentação dos seus produtos para poder indicar corretamente dento do SPED esta informação. Para isso este empresário deverá possuir um Sistema Integrado de Controle Interno (ERP) para lançar suas compras e vendas.
- DICA 5 – FAZER REUNIÃO GERAL E INDIVIDUAL COM OS CLIENTES
Após ter em mãos a avaliação dos sistemas internos e externos é hora de conversar com os clientes. O escritório poderá promover uma reunião geral com seus clientes onde através de uma palestra, por exemplo, será informado a todos sobre este novo cenário, sobre este novo posicionamento do Fisco no sentido de uma fiscalização mais efetiva a qual todos estarão sujeitos. É preciso mostrar-lhes que está cada vez mais difícil “ dar um jeitinho” na escrituração, corrigir os erros mais graves, apagar os incêndios, enfim, quebrar um galho.
Em um segundo momento deverão ser realizados encontros individuais com cada um dos clientes atingidos expondo a situação específica da empresa dele e quais as providencias o escritório pretende adotar e quais as recomendações sugeridas. É o momento de negociar, inclusive uma eventual revisão nos honorários se for o caso, expondo, demonstrando, quantificando ao cliente a nova realidade.
- DICA 6 – REAVALIAR PROCESSOS – O ESCRITÓRIO DENTRO DO CLIENTE
Nas dicas anteriores descobrimos O QUE precisa ser feito. Neste momento vamos definir COMO cumpriremos as tarefas. É hora de reavaliar processos. Por processos podemos entender que é o desenho de como os trabalhos são realizados, o caminho que os documentos percorrem desde a sua emissão até o cumprimento da última obrigação acessória.
Atualmente as notas servem de alimento para o cumprimento de todas estas obrigações. No SPED é diferente pelo fato de que serão necessárias várias informações que não estarão nas notas fiscais, por exemplo, dados da guia de recolhimento em alguns casos específicos, código do município numa entrega em local diverso, detalhes de uma venda ou compra a prazo, número de processo judicial, etc. Percebam que o conceito muda drasticamente ao estabelecer que o alimentador das obrigações fiscais não será mais apenas a nota fiscal.
Todos nós teremos que nos REEDUCAR. Vislumbro que chegaremos ao momento em que o escritório tenha que se fazer presente dentro do cliente, ter um ou mais funcionários trabalhando dentro do cliente visando conhecer melhor a rotina, a atividade, as dificuldades e demais aspectos da empresa, fazendo assim a ponte com o escritório.
- DICA 7 – REALIZAR TREINAMENTOS PERIÓDICOS (FUNCIONÁRIOS DO ESCRITÓRIO E DOS CLIENTES)
A equipe criada para cuidar do SPED no escritório da qual tratamos na DICA um, deverá estabelecer as necessidades e criar uma rotina para treinamento dos funcionários do escritório e também para os funcionários dos clientes. Sim para os funcionários dos clientes também !!!
Estamos falando de um cenário em que novas informações serão requeridas, será exigida maior exatidão no preenchimento de notas fiscais, documentos e obrigações acessórias.
O escritório contábil, que é o destino final dos documentos da empresa, recebe as informações e documentos depois que as operações já aconteceram, em muitos casos, bem depois, ocasião em que às vezes não dá para fazer mais nada para consertar.
Já do lado cliente o primeiro treinamento é dizer o que é e o que significará este Projeto SPED. Orientar sobre a necessidade de manter os cadastros em ordem, oferecer conhecimentos básicos de impostos em geral para a emissão de nota fiscal, alertar para a obrigatoriedade de conferência do DANFE e do DACTE (documento auxiliar que representará o CT-e- Conhecimento de Transporte Eletrônico), indicar cursos, palestras, literaturas que estejam ao alcance do entendimento desses funcionários do cliente, e inclusive orientar o cliente quanto ao maior cuidado na hora de contratar um funcionário, pois a partir de agora será necessário que para alguns postos o funcionário possua conhecimentos básicos de emissão de documentos e tributação fiscal.
Deve ser estabelecida uma agenda de treinamentos permanentes ao longo do ano já que ambos, legislação e funcionários, mudam frequentemente.
Para isso se faz importante a celebração de parcerias com empresas de treinamento ou consultores que possam acompanhar e assessorar o escritório nesta necessidade.
Fonte: SPED BLOG